Success Story · Verwaltung digitalisieren

Ein Team, ein Kalender, eine Kundenakte. Endlich nicht mehr alles über eine Person.

Wie wir für Inn Natur, eine gemeinnützige Organisation für natur- und tiergestützte Begleitung, ihre Verwaltung mit Microsoft 365 digitalisiert haben, das genau zu ihrer Arbeit passt, und warum das Team die Entlastung schon jetzt spürt.

~12Mitarbeitende auf einer gemeinsamen Plattform

1zentrale Kundenakte mit klar geregelten Zugriffsrechten

3Werkzeuge im Alltag: Teamkalender, Planner, Kundenakte

100 %der bisherigen E-Mail-Historie im gemeinsamen Postfach erhalten

Prozessschaubild aus der Bestandsaufnahme bei Inn Natur

Aus der Bestandsaufnahme: So laufen Kommunikation, Termine und Verwaltung bei Inn Natur zusammen.

Ausgangslage

Wachstum, aber das Backoffice hängt an einer Person

Inn Natur begleitet Menschen natur- und tiergestützt, mit viel fachlicher Erfahrung und einem Team von rund zwölf Personen im ländlichen Niederbayern. Mit der wachsenden Betriebsgröße wurde die Verwaltung zum Engpass: E-Mails, Termine und Kundenkommunikation liefen fast vollständig über die Geschäftsführerin.

Dazu kam eine Besonderheit: Die Organisation ist einzigartig. Eine Standardlösung von der Stange hätte an keiner Stelle gepasst.

Der Ansatz

Erst verstehen, dann in Stufen bauen

Am Anfang stand eine genaue Bestandsaufnahme: Wer arbeitet wie, welche Informationen braucht wer, und was darf wer sehen? Daraus haben wir einen mehrstufigen Umsetzungsplan entwickelt und Schritt für Schritt umgesetzt.

Das Ergebnis ist eine Microsoft-365-Umgebung, die auf Inn Natur zugeschnitten ist: eigene Postfächer für das Team, ein gemeinsames Postfach für die Verwaltung mit vollständiger Historie, Rollen und Arbeitsbereiche für Leitung, Therapie und Verwaltung, ein gemeinsamer Teamkalender, Aufgabenplanung im Planner und eine zentrale Kundenakte in einem geschützten Bereich, auf den nur die Personen zugreifen, die ihn wirklich brauchen. Dokumentiert in einem Handbuch, damit das Team selbstständig weiterarbeiten kann.

Das Ergebnis

Die Verwaltung läuft nicht mehr über eine einzige Person. Das Team arbeitet mit Teamkalender, Planner und Kundenakte und spürt schon jetzt eine deutliche Arbeitserleichterung.

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Mit wachsender Betriebsgröße sind wir auf ein digitales Backoffice angewiesen, von dem wir keinerlei bis wenig Ahnung haben. Unsere Organisation ist einzigartig. Wir können in keinem Bereich auf Standardlösungen zurückgreifen. Genau da hat VoluLink angeknüpft. Nach einer genauen Bestandsaufnahme haben sie sehr genau verstanden, welchen Bedarf wir haben, und konnten uns einen mehrstufigen Plan für die Umsetzung präsentieren. Wir haben uns im Prozess sehr gut begleitet gefühlt, konnten alle Unkenntnisse anbringen, ohne uns blöd zu fühlen, und spüren bereits jetzt die ersten riesigen Arbeitserleichterungen durch digitalen Teamkalender, Planner und Kundenakte. Danke, Moritz und Jade.