Pro Bono Projekte: Sinnvolles Unternehmensengagement

Gesellschaftliche Verantwortung von Unternehmen wird immer wichtiger und Pro Bono Projekte gewinnen zunehmend an Bedeutung. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, welche Formen gibt es und worauf solltest du als Unternehmen oder gemeinnützige Organisation achten? Dieser Artikel beleuchtet die verschiedenen Aspekte von Pro Bono Engagement und zeigt, wie beide Seiten davon profitieren können.

Was bedeutet Pro Bono eigentlich?

Der Begriff „Pro Bono“ stammt vom lateinischen „pro bono publico“ und bedeutet „zum Wohle der Öffentlichkeit“. Im Kern geht es darum, dass du als Fachkraft oder Unternehmen dein spezialisiertes Wissen und deine beruflichen Kompetenzen unentgeltlich für gemeinnützige Zwecke zur Verfügung stellst. Pro Bono Projekte sind damit weit mehr als klassisches Ehrenamt – sie verbinden professionelle Expertise mit gesellschaftlichem Engagement.

Anders als bei Spenden oder Sponsoring steht bei Pro Bono Projekten die konkrete fachliche Unterstützung im Vordergrund. Während eine Spende eine finanzielle Zuwendung ohne Gegenleistung ist und beim Sponsoring eine Werbe- oder Imagewirkung für dein Unternehmen erwartet wird, geht es bei Pro Bono Einsätzen um den direkten Transfer von Fachwissen und Dienstleistungen.

Typische Formen von Pro Bono Projekten

Pro Bono Engagement kann in verschiedenen Formen auftreten. Besonders verbreitet sind folgende Varianten:

Individuelle Fachberatung: Einzelne Expertinnen und Experten stellen ihr Spezialwissen zur Verfügung, etwa wenn eine IT-Fachkraft eine Datenbank für eine Hilfsorganisation einrichtet oder eine Marketingberaterin eine Kommunikationsstrategie für einen gemeinnützigen Verein entwickelt.

Unternehmensweite Programme: Viele größere Unternehmen haben strukturierte Pro Bono Programme etabliert, bei denen regelmäßig Mitarbeitende für gemeinnützige Projekte freigestellt werden. Dabei können ganze Teams ihr Know-how einbringen, beispielsweise wenn eine Anwaltskanzlei eine Naturschutzstiftung bei rechtlichen Fragen berät.

Kurzzeitige Intensivprojekte: Manche Unternehmen organisieren auch zeitlich begrenzte, aber intensivere Pro Bono Einsätze, bei denen Fachleute über einen festgelegten Zeitraum hinweg – etwa mehrere Tage oder Wochen – vollständig für ein gemeinnütziges Projekt freigestellt werden.

Vorteile für beide Seiten

Pro Bono Projekte bieten sowohl für die gebenden Unternehmen als auch für die empfangenden gemeinnützigen Organisationen vielfältige Vorteile.

Für dich als Unternehmen und deine Mitarbeitenden bedeutet das Engagement:

• Sinnstiftende Arbeit, die über das übliche Tagesgeschäft hinausgeht
• Stärkung der Teamkultur und des Zusammenhalts
• Entwicklung neuer Perspektiven und Kompetenzen
• Verbesserung des Arbeitgeberimages und der Mitarbeiterbindung
• Kontakt zu potenziellen Nachwuchskräften, besonders bei Projekten mit Hochschulen

Studien belegen, dass besonders junge Talente der Gen Z großen Wert auf sinnstiftende Arbeit legen – für viele ist der Purpose sogar wichtiger als das Gehalt.

Für gemeinnützige Organisationen ergeben sich folgende Vorteile:

• Zugang zu hochqualifizierter Expertise, die sonst unerschwinglich wäre
• Professionalisierung der eigenen Arbeit durch Fachberatung
• Erweiterung des Netzwerks zu Unternehmen und potenziellen Unterstützern
• Nachhaltige Verbesserung der eigenen Strukturen und Prozesse

Wichtige Überlegungen für Unternehmen

Wenn du als Unternehmen oder Fachkraft Pro Bono Projekte angehen möchtest, solltest du einige wichtige Aspekte beachten:

Klärung des eigenen Ziels: Frage dich, ob das Engagement wirklich Pro Bono sein soll oder ob andere Formen wie Sponsoring oder eine Rückspende besser geeignet sind. Bei Sponsoring steht die öffentlichkeitswirksame Darstellung im Vordergrund, während bei einer Rückspende zunächst ein normales Honorar berechnet, dieses aber anschließend zurückgespendet wird.

Rechtliche Rahmenbedingungen: Besonders bei reglementierten Berufen wie Rechtsanwälten, Steuerberatern oder Ärzten sind berufsrechtliche Vorgaben zu beachten. Auch bei angestellten Expertinnen und Experten solltest du klären, ob das Engagement privat oder im Namen des Unternehmens erfolgt, da dies Auswirkungen auf Haftung und Versicherungsschutz hat.

Vertragliche Vereinbarungen: Trotz des unentgeltlichen Charakters empfiehlt es sich, die Zusammenarbeit vertraglich zu regeln. Dabei sollten Umfang, Zeitrahmen, Verantwortlichkeiten und Fragen der Haftung festgehalten werden. Dies schafft Klarheit für beide Seiten und beugt späteren Missverständnissen vor.

Besonderheiten im öffentlichen Sektor: Bei Pro Bono Projekten für öffentliche Einrichtungen sind zusätzliche Regeln zu beachten. Insbesondere dürfen vergaberechtliche Vorschriften nicht umgangen werden, und es darf nicht der Eindruck entstehen, dass unentgeltliche Vorleistungen auf spätere bezahlte Aufträge abzielen.

Herausforderungen für gemeinnützige Organisationen

Realistische Erwartungen entwickeln

Während einer Zusammenarbeit zwischen einer lokalen Kunstinitiative und einer Marketingagentur für ein Pro Bono Projekt zeigte sich deutlich, dass auch die empfangende Organisation vor besonderen Herausforderungen steht. Die Kunstinitiative hatte anfangs gehofft, innerhalb weniger Wochen eine komplette Neuausrichtung ihrer Kommunikationsstrategie zu erhalten. Im Laufe des Projekts wurde jedoch klar, dass die Zeitspende der Agentur zwar wertvoll, aber dennoch begrenzt war.

Diese Erfahrung verdeutlicht einen wichtigen Aspekt: Als Non-Profit-Organisation musst du realistische Erwartungen an Pro Bono Projekte stellen. Die angebotene Expertise ist zwar kostenlos, aber nicht unbegrenzt verfügbar. Um Enttäuschungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, den Projektumfang von Beginn an klar zu definieren und realistische Zeitpläne gemeinsam zu vereinbaren.

Interne Ressourcen bereitstellen

Ebenso wichtig ist die Bereitstellung interner Ressourcen. Die Kunstinitiative musste feststellen, dass sie trotz externer Unterstützung eigene Kapazitäten für das Projekt bereitstellen musste. Ein designierter Ansprechpartner, der die Pro Bono Experten mit den nötigen Informationen versorgt und als Schnittstelle zur Organisation fungiert, erwies sich als unerlässlich für den Projekterfolg.

Nachhaltige Implementierung sicherstellen

Besonderes Augenmerk verdient auch die Frage, wie du die Ergebnisse eines Pro Bono Projekts nachhaltig in deine Organisation integrieren kannst. Als die Marketingagentur ihre Arbeit abgeschlossen hatte, stand die Kunstinitiative vor der Herausforderung, die neuen Konzepte eigenständig weiterzuführen. Organisationen, die Pro Bono Unterstützung in Anspruch nehmen, sollten daher frühzeitig einen Plan für die Implementierung und Weiterführung der Ergebnisse entwickeln.

Steuerliche und haftungsrechtliche Aspekte im Blick behalten

Steuerliche Behandlung klären

Ein Architekturbüro, das für eine Obdachloseneinrichtung Räumlichkeiten plante, musste feststellen, dass die steuerliche Behandlung von Pro Bono Leistungen komplexer ist als zunächst angenommen. Anders als bei finanziellen Spenden können Pro Bono Leistungen in der Regel nicht als Spende steuerlich geltend gemacht werden. Du solltest daher die steuerlichen Auswirkungen mit deinem Steuerberater klären, insbesondere wenn du betriebliche Ressourcen für Pro Bono Zwecke einsetzt.

Haftungsfragen beachten

Auch in Sachen Haftung gibt es wichtige Überlegungen. Als ein Psychotherapeut ehrenamtlich eine Selbsthilfegruppe betreute, stellte sich die Frage nach seiner beruflichen Haftung. Tatsächlich besteht auch bei unentgeltlichen Leistungen grundsätzlich eine Haftung für Fehler. Bei reglementierten Berufen wie Rechtsanwälten, Ärzten oder eben Psychotherapeuten wird diese Haftung durch berufsrechtliche Vorgaben sogar noch verstärkt.

Wichtige Maßnahmen zur Haftungsklärung sind:

• Eine klare vertragliche Regelung der Verantwortlichkeiten
• Gegebenenfalls der Abschluss entsprechender zusätzlicher Versicherungen
• Transparente Kommunikation über mögliche Risiken

Versicherungsschutz überprüfen

Nicht zuletzt solltest du den Versicherungsschutz überprüfen. Ein IT-Spezialist, der im Rahmen seines Angestelltenverhältnisses Pro Bono tätig wurde, musste klären, ob der Versicherungsschutz seines Arbeitgebers greifen würde. Es ist wichtig zu prüfen, ob bestehende Versicherungspolicen wie Berufshaftpflicht oder Rechtsschutz auch Pro Bono Tätigkeiten abdecken. Besonders bei angestellten Experten sollte geklärt werden, ob der Versicherungsschutz des Arbeitgebers greift oder eine private Absicherung notwendig ist.

Erfolgsfaktoren für nachhaltige Pro Bono Zusammenarbeit

Klare Erwartungen auf beiden Seiten schaffen

Die Erfahrung aus zahlreichen erfolgreichen Pro Bono Projekten zeigt deutlich, welche Faktoren entscheidend für den Erfolg sind. Ein Paradebeispiel lieferte die Zusammenarbeit zwischen einer Anwaltskanzlei und einer Umweltschutzorganisation. Von Beginn an legten beide Seiten offen ihre Erwartungen, Möglichkeiten und Grenzen dar. Die Umweltschützer formulierten präzise ihren Bedarf an rechtlicher Unterstützung bei Verträgen mit Waldbesitzern, während die Kanzlei transparent kommunizierte, welchen Umfang an Beratung sie leisten konnte. Dieser offene Austausch erwies sich als Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Professionelle Projektplanung etablieren

Auch eine strukturierte Projektplanung ist unerlässlich. Als ein Team von IT-Spezialisten eine sichere Kommunikationsplattform für eine Frauenberatungsstelle entwickelte, erstellten sie – wie bei jedem bezahlten Projekt auch – eine klare Zieldefinition, konkrete Meilensteine und regelmäßige Check-ins. Trotz des unentgeltlichen Charakters sollte die Professionalität in der Durchführung niemals leiden.

Bewährte Elemente einer professionellen Projektplanung sind:

• Klare Zieldefinition mit messbaren Erfolgskriterien
• Festlegung realistischer Meilensteine und Zeitpläne
• Regelmäßige Statusmeetings und Fortschrittskontrollen
• Dokumentation wichtiger Entscheidungen und Erkenntnisse

Langfristige Perspektive einnehmen

Besonders nachhaltige Ergebnisse werden erzielt, wenn Pro Bono Projekte nicht als einmalige Aktion, sondern als Teil eines längerfristigen Engagements verstanden werden. Eine Marketingagentur, die zunächst nur bei der Neugestaltung von Fundraising-Material helfen wollte, entwickelte über die Zeit eine tiefere Verbindung zu der von ihr unterstützten Bildungsinitiative. Diese langfristige Perspektive ermöglichte es, Vertrauen aufzubauen und tiefergehende Veränderungen anzustoßen.

Ergebnisse nachhaltig implementieren

Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Nachverfolgung der Ergebnisse. Entscheidend ist nicht nur die Erstellung von Konzepten oder Lösungen, sondern auch deren Umsetzung im Alltag der Non-Profit-Organisation. Als ein Wirtschaftsprüfer Buchhaltungsprozesse für einen gemeinnützigen Verein optimiert hatte, begleitete er den Implementierungsprozess über mehrere Monate. Diese systematische Nachverfolgung und Unterstützung bei der Implementierung der entwickelten Lösungen erwies sich als wesentlich für die langfristige Wirkung des Projekts.

Praktische Beispiele aus der Realität

Um die Vielfalt und Wirkung von Pro Bono Projekten zu verdeutlichen, hier einige konkrete Beispiele:

• Rechtsberatung für Umweltorganisationen: Anwaltskanzleien stellen ihre juristische Expertise zur Verfügung, um Umweltschutzorganisationen bei komplexen rechtlichen Fragen zu unterstützen, etwa bei Verträgen mit Waldbesitzern für Naturschutzprojekte.
• IT-Unterstützung für soziale Einrichtungen: IT-Spezialisten entwickeln für Beratungsstellen oder Hilfsorganisationen sichere digitale Plattformen, die den Austausch mit Klienten erleichtern und gleichzeitig Datenschutzanforderungen erfüllen. Ein Beispiel ist die Entwicklung einer Website für die COPD Oberpfalz, bei der IT-Expertise ganz konkret einer Patienteninitiative zugute kommt.
• Marketingberatung für Fundraising: Marketingexperten helfen gemeinnützigen Vereinen, ihre Kommunikation zu verbessern, um effektiver Spenden einzuwerben und ihre Anliegen sichtbarer zu machen. So können auch für LinkedIn-Workshops für gemeinnützige Organisationen einen erheblichen Mehrwert schaffen, wie Erfahrungen zeigen.
• KI-Workshops für NPOs: Technologieunternehmen können ihr Spezialwissen im Bereich künstlicher Intelligenz teilen und gemeinnützigen Organisationen dabei helfen, neue Technologien für ihre Arbeit zu nutzen. So lassen sich Innovationen auch im sozialen Sektor erschließen.

Vermittlungsorganisationen als Brückenbauer

Der Weg zu erfolgreichen Pro Bono Projekten muss nicht allein beschritten werden. Es gibt verschiedene Organisationen, die als Vermittler zwischen Unternehmen und gemeinnützigen Einrichtungen fungieren. Sie bringen Angebot und Nachfrage zusammen, sorgen für eine professionelle Projektbegleitung und stellen sicher, dass beide Seiten optimal voneinander profitieren.

Solche Vermittlungsplattformen sorgen nicht nur für das ideale Matching, sondern bieten oft auch Unterstützung bei der Organisation, beim Onboarding und bei der Wirkungsanalyse – alles wichtige Elemente, um ein Pro Bono Projekt zum Erfolg zu führen.

Pro Bono als strategisches Element moderner Unternehmenskultur

Pro Bono Projekte sind weit mehr als nur eine Form des gesellschaftlichen Engagements – sie können zu einem strategischen Element einer modernen, werteorientierten Unternehmenskultur werden. In einer Zeit, in der sinnstiftende Arbeit und gesellschaftliche Verantwortung immer wichtiger werden, bieten sie eine ideale Möglichkeit, unternehmerisches Handeln mit gesellschaftlichem Mehrwert zu verbinden.

Die Erfahrung zeigt: Wenn Pro Bono Projekte gut geplant und umgesetzt werden, profitieren alle Beteiligten – die Unternehmen, deren Mitarbeitende, die gemeinnützigen Organisationen und letztlich die gesamte Gesellschaft.

Für dich als Unternehmen, das sein soziales Engagement ausbauen möchte, bieten Pro Bono Projekte daher einen vielversprechenden Ansatz mit hohem Wirkungspotenzial. Die Investition von Fachkompetenz und Zeit zahlt sich in vielerlei Hinsicht aus – nicht nur durch die positive gesellschaftliche Wirkung, sondern auch durch gestärkte Teams, motivierte Mitarbeitende und ein verbessertes Unternehmensimage.